A popularização de software em nuvem para vários tipos de gestão, como exemplo, administração, projeto e logística, otimizou os processos e gerou redução de custos. No caso da gestão de tempo e de pessoas, os profissionais do RH ainda se deparam com questões relacionadas ao hardware, ou seja, relógio de ponto eletrônico, com base na portaria 1.510.

Como ainda há  inúmeras ofertas de software vinculado ao relógio de ponto eletrônico, a busca por fornecedores pode gerar dúvidas, principalmente, quando a empresa  pretende migrar para software em nuvem para realizar uma gestão de ponto alternativa, conforme a portaria 373.

Contudo, uma nova geração de profissionais de recursos humanos está se movimentando rápido, lado a lado à evolução dos processos, tecnologias e leis trabalhistas. Esses gestores de RH buscam soluções em nuvem que permitam focar no objetivo final: a otimização dos processos e redução dos custos operacionais da empresa.

Para sanar as dúvidas sobre o assunto, a iFractal, pioneira no desenvolvimento de software em nuvem para gestão de pessoas no Brasil, já vem trabalhando na divulgação de conteúdo explicativo sobre gestão de ponto e, criou um formato, ao estilo roda viva, especialmente para o evento SAB CMO da EBDI, onde entregou a empresários e gestores, 15 questões fundamentais sobre como lidar com software em nuvem para gestão de ponto.

Durante o evento, essas 15 questões foram respondidas com mais detalhes, debatidas e, agora, foram disponibilizadas para que mais gestores e empresários possam entender melhor sobre o assunto:


#1

O que é tecnologia de software em nuvem?

O software em nuvem, chamado também de cloud computing, fica alocado em servidores externos, ao invés de instalado localmente, no cliente.

Diferente do antigo DVD – que dependia de versão de instalação para sistemas operacionais, como Windows, Mac ou Linux, além do pagamento de licenças de uso e atualizações demoradas – o software em nuvem é oferecido como serviço, conhecido como SaaS, sigla para Software as a Service, então, não existe licença de uso e pode ser acessado em qualquer sistema operacional, através de qualquer navegador, de qualquer lugar do mundo, em qualquer dispositivo conectado à internet, como desktop, laptop, celular ou tablet. Alguns exemplos sistema oferecidos como serviço são: Netflix, Linkedin, STOU, GMail, Facebook, Spotify, dentre outros.


#2

Qual a importância da segurança da informação?

A segurança da informação é a essência do modelo de computação em nuvem. As empresas detentoras dessa política garantem o alto nível de privacidade dos dados do cliente, com auditoria regular do site onde as soluções estão alocadas.

À medida em que as empresas passam a transitar seus dados pelas nuvens, a segurança com criptografia, entre outros recursos, torna-se o fator-chave para o sucesso do modelo de nuvem. Vale ressaltar que as empresas de software que nasceram na geração nuvem detém uma experiência especial para lidar com a evolução das tecnologias de segurança.


#3

O que é aprisionamento tecnológico?

O aprisionamento tecnológico é uma prática comum, utilizada por grande parte dos fornecedores que oferecem o hardware e software juntos.

No caso de controle de ponto eletrônico acontece quando o software se comunica somente com o relógio do próprio fabricante tirando a liberdade de escolha do cliente por outro sistema.

Essa prática vem morrendo aos poucos, especialmente, com a ascensão do modelo em nuvem associada aos movimentos de uma economia compartilhada, sustentável e amigável, os quais ganham espaço nas relações comerciais.


#4

O que é liberdade contratual?

A liberdade contratual é o que permite ao cliente cancelar o contrato a qualquer momento, sem multas, taxas ou qualquer tipo de ônus. Essa forma de reger um acordo é comum em serviços, como exemplo, Netflix, STOU, Spotify, os quais você cancela e volta a assinar quando quiser.

Embora a liberdade contratual tenha nascido junto dos serviços em nuvem, muitas empresas tentam trazer o modelo antigo nos contratos online. O que ocorre, na prática, é o uso de cláusulas que amarram o cliente a um período mínimo de uso do produto ou serviço como, por exemplo, por 12 meses, para que possa solicitar a rescisão contratual sem multas ou taxas.

Antes, por falta de concorrência e alinhamento do modus operandi dessas empresas, o consumidor estava de mãos atadas. Hoje, em muitas situações, o jogo está mais equilibrado, de modo que, quem opta por ficar preso a um contrato, o faz por falta de informação.


#5

Por que o suporte técnico para software em nuvem é melhor quando comparado ao de instalação local?

A principal vantagem é a otimização do tempo, uma vez que não se faz necessário o agendamento da visita de um técnico. No próprio contato, seja por telefone, chat ou e-mail tudo pode ser resolvido, reduzindo o tempo para solucionar a situação, sem a necessidade de ferramentas adicionais e com pleno controle sobre os dados que estão sendo trabalhados. Isso torna a experiência e o nível de satisfação melhores se comparado ao atendimento pessoal.

Uma evolução do suporte técnico tem sido chamado de atendimento 2.0, onde as empresas passam a usar as redes sociais para transformar a experiência de contato em um momento de troca, onde o cliente tem voz ativa e a informalidade gera mais empatia com a marca.


#6

Na busca por uma solução em nuvem para ponto eletrônico, quem deve participar do processo?

É altamente recomendado que as áreas de RH e TI atuem em parceria nesse processo de pesquisa e teste dos fornecedores do software. Não basta apenas pesquisar os links da primeira página de resultados do Google. É preciso buscar por cases de referência, tanto em empresas privadas, quanto em órgãos públicos, além de indicações e pesquisas em plataformas como Reclame Aqui.

O RH precisa listar as necessidades operacionais e apontar quais recursos do sistema podem otimizar os processos, enquanto ao TI, cabe averiguar as questões técnicas de implantação do sistema e o impacto nos custos operacionais.


#7

Por que o histórico do fornecedor de software é importante?

A concepção de software mudou, de modo que, enquanto algumas empresas estão migrando para as nuvens, outras já nasceram nessa geração. Isso significa que, não é apenas a tecnologia utilizada que mudou, mas a mentalidade.

Antes de fechar com o fornecedor de software é importante conhecer a reputação e tempo da empresa no mercado, considerando que, ser mais antiga não significa que ser a melhor, bem como ser  mais nova, não significa ter a experiência necessária para atender grandes projetos. Também é importante conhecer os principais cases no modelo em nuvem da empresa e realizar diligências em um ou mais clientes do fornecedor.


#8

Por que software em nuvem é melhor que instalação local?

O modelo de operação em nuvem já é consolidado, o que significa mais vantagem em questões de tempo e dinheiro.

Enquanto o modelo de instalação local depende de licença de uso do software, longos períodos para atualizações, limitação por equipamento, vínculo a equipamentos, a contratação de um sistema em nuvem não depende de licença de uso de software, as atualizações de recursos e seguranças são automáticas e sem custo, com backup sincronizado, redundante, sem necessidade de antivírus, em ambiente controlado por equipe especializada do datacenter, enfim, o oposto da instalação local.


#9

Qual importância de ter um software que se comunique com o hardware de mais de um fabricante?

Ao utilizar um software em nuvem, que se comunica com mais de um fabricante – em uma inevitável quebra de um ou mais equipamentos – o cliente terá a liberdade de adquirir qualquer outro equipamento, de quaisquer marcas e modelos diferentes.

Outra vantagem do software em nuvem, especialmente, se for desenvolvido em GNU/Linux, a integração pode ser feita até mesmo com marcas e modelos que não sejam dos grandes fabricantes, requerendo apenas o protocolo de acesso do novo fornecedor para que a integração seja feita.


#10

Permanecer na portaria 1.510 ou migrar para 373?

A portaria 373 surgiu para flexibilizar as modalidades de marcação de ponto frente aos avanços da tecnologia. Com a possibilidade de oferecer aos colaboradores mais conveniência no registro do ponto – através de smartphone, tablet, desktop, laptop, hamster – além de praticidade operacional para os gestores de RH, permanecer apenas na portaria 1.510 deixou de fazer sentido, já que, com a 373, a economia é significativa, uma vez que reduz a manutenção dos relógios de ponto eletrônico, o consumo de bobinas e troca de peças.


#11

Qual é a ordem de importância ao buscar por uma solução de controle de ponto?

A ordem pode variar, dependendo do tamanho do projeto, ou seja, se a implantação será para 50 ou 50 mil colaboradores. Contudo, a busca por um sistema de controle de ponto segue alguns requisitos básicos:

  1. Ter sido desenvolvido, desde o início, no modelo em nuvem;
  2. Integrar com o maior número de fabricantes de relógios de ponto eletrônico do mercado;
  3. Utilizar tecnologia que facilita o tempo de customizações, como o uso de ambiente livre GNU/Linux;
  4. Atender às demandas de empresas de pequeno, médio e grande porte;
  5. Estar consolidada no mercado com grandes projetos, ou seja, rodando em grandes empresas privadas e órgãos públicos;
  6. Oferecer uma interface amigável e esteja em constante evolução.

#12

Quais recursos são mais importantes para um software em nuvem para gestão do ponto?

Cada empresa possui demandas específicas, que necessitam de customizações. Contudo, para que o RH perceba uma melhora significativa nos processos, alguns recursos do sistema são essenciais:

  1. Integrar com o sistema de folha de pagamento da empresa;
  2. Gerar relatórios de absenteísmo por departamento;
  3. Apresentar monitor de divergências dinâmico;
  4. Oferecer formas diferentes para registro do ponto, como, através de App, Tablet, Bio Desktop, Laptop e Desktop);
  5. Enviar alertas e notificações por e-mail e SMS;
  6. Integrar com os principais fabricantes de relógio de ponto eletrônico do mercado.

#13

Como evitar perda de dados?

Embora a segurança dos dados seja uma questão delicada, basta que fornecedor do software atenda esses três requisitos básicos:

  1. Fornecer o sistema em servidores redundantes. Isso irá garantir a continuidade do serviço e a salvaguarda dos dados.
  2. Procedimento para Disaster Recovery Plan. Esse protocolo de segurança garante um backup dos dados para casos extremos, que venham a afetar todas medidas primárias de segurança.
  3. Pentest. Corresponde a uma varredura de segurança executada regularmente para monitorar possíveis ataques, corrigir e aperfeiçoar protocolos de segurança.

#14

Quando pagar ou não pagar por customizações no sistema?

Ao solicitar a customização, a empresa de software irá considerar as seguintes perguntas para definir o tipo de orçamento:

  1. A solicitação atende a necessidade de mais empresas da base?

  2. Qual será o esforço do desenvolvimento?
  3. Irá atender ao cliente sem complexidade?

#15

Já tenho uma solução, como saber se faz sentido mudar para outra solução?

A migração para outra solução não precisa, nem deve, ser algo complexo. Algumas perguntas podem ajudar na análise e decisão desse processo. São elas:

  1. Os recursos do meu sistema atual atende 100% das minhas necessidades?
  2. O software é limitado na comunicação com apenas uma marca ou modelo de relógio de ponto eletrônico?
  3. Qual o tempo necessário para a migração?
  4. Estou preso a um contrato de fidelidade. Vale a pena bancar o custo da migração ou esperar a vigência do contrato?
  5. O software promove a redução de custos operacionais?