Seja qual for o tamanho da empresa, cedo ou tarde, a reestruturação na gestão de pessoas é um tema que irá demandar uma atenção especial. E não basta ter um departamento de Recursos Humanos disposto: toda essa disposição precisa estar alinhada com tecnologias e recursos para gerir os colaboradores e garantir um crescimento sem surpresas operacionais.

Com base na experiência de especialistas no assunto, selecionamos as cinco situações que precisam ser consideradas antes da implantação de um sistema de ponto, tanto o relógio quanto o software.

Vale lembrar que é importante conhecer bem sobre a portaria MTE 1.510 de 2009, que você pode fazer download clicando aqui.

1. Investimento e meio ambiente

Avalie o Custo x Garantia do produto x Programa de reciclagem e verifique com o fornecedor a possibilidade de reaproveitar os equipamentos instalados atualmente. A simples cobrança constante sobre questões ambientais pode causar mudanças de pensamento dos fabricantes.

2. Aprisionamento

Conhecido como Vendor Lock-in, trata-se de uma estratégia de negócio onde o produto possui particularidades que tornam os clientes dependentes de recursos ou ferramentas de um único fabricante. Procure por marcas de relógios de ponto que permitam a integração com outros software, ou seja, que respeitem a sua liberdade de escolha.

Um exemplo contrário à prática do Vendor Lock-in são as iniciativas do projeto Arduíno e Raspberry Pi, que abriram um espaço significativo para que empresas e quaisquer pessoas criassem desdobramentos de tecnologias, como é o caso do ifAcesso, que disponibiliza o projeto abertamente no site do Fritzing. “Esse projeto permite que qualquer pessoa ou empresa consiga transformar catracas inativas, de marcas e fabricantes diferentes, em equipamentos ativos e nas nuvens”, explica Felipe Waltrick, especialista em tecnologia e desenvolvedor do projeto ifAcesso.

3. Grupo econômico

Caso a empresa pertença a um grupo econômico é recomendado que a informação sobre o grupo seja informada ao fornecedor do equipamento evitando a cobrança fragmentada dos equipamentos por empresa, ou seja, por CNPJ. Caso o fornecedor insista na venda de equipamentos por CNPJ, cite o artigo 5º, número 85, da Instrução Normativa do MTE.
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4. Software

Se optar por um software de instalação local é importante confirmar se a licença de uso do software é válida por máquina; se as atualizações têm custo;  se caso a máquina tiver problemas e exigir a reinstalação, se esse procedimento será cobrado; e por fim, de quem será a responsabilidade do backup das suas informações. No caso de software em nuvem (SaaS), trata-se de um serviço, ou seja, o investimento está relacionado ao uso, podendo ser suspenso ou cancelado quando necessário, sem taxas ou multas. Na hora da compra é recomendado verificar com o fornecedor se são adotadas práticas de segurança e sigilo dos dados; por quanto tempo a informação é armazenada e se existe um plano de contingência.

“Na época que os relógios de ponto apenas registravam os cartões (cartográficos) ou mesmo na chegada dos modelos eletrônicos, quando apenas guardavam os registros das marcações, o fator de decisão na hora da compra era o próprio equipamento. Hoje, com o modelo de software em nuvens, com gráficos e relatórios que ajudam na gestão de pessoas e redução de custos operacionais da empresa, essa questão se inverteu completamente, de modo que, iniciar a implementação de um projeto pelo relógio é o maior dos erros. A busca e decisão pelo software de gestão de pessoal é fator primordial, já que é inevitável para as empresas que buscam se manter atualizadas em seu processo de gestão de pessoas, cedo ou tarde, terão que adotar o modelo em nuvens”, comenta Caio Carraro, consultor especialista em comunicação e marketing na área digital.

5. Manutenção e garantia

Para evitar surpresas, informe-se com o vendedor – e tenha por escrito – se a marca e modelo de relógio de ponto eletrônico que você pretende comprar precisará de qualquer pagamento extra no momento da instalação ou futuramente.